Onboarding : stratégies face à la pandémie


Une tendance qui en était encore à ses débuts, mais qui a pris beaucoup d'ampleur avec l'arrivée inattendue d'une pandémie qui a complètement changé les relations de travail dans l'environnement des entreprises. Nous parlons de l'intégration numérique, un processus essentiel pour le travail quotidien dans une entreprise.


L'attraction de nouveaux professionnels ne s'est pas arrêtée pendant la pandémie, mais comme de nombreuses organisations ont migré vers le télétravail, il a fallu repenser plusieurs étapes liées à l'embauche, y compris l'intégration.


Mais, après tout, vous devez vous demander ce qu'est l'onboarding numérique, n'est-ce pas? C'est ce à quoi nous allons répondre dans cet article, car nous savons à quel point il peut être difficile d'adapter un si grand nombre de processus de votre entreprise présentiel vers le numérique. Alors, si vous voulez en savoir plus, continuez à lire et découvrez les stratégies et les avantages de cette nouvelle façon d'accueillir les employés !


Qu'est-ce que le onboarding numérique ?

La traduction de "onboarding" est "intégration", c'est-à-dire qu'il ne s'agit que d'un ensemble d'actions visant à aider les nouveaux professionnels d'une entreprise à se lancer dans cette nouvelle réalité. Par conséquent, l'objectif principal de ce processus est d'accueillir et d'offrir la formation nécessaire aux nouveaux arrivants.


N'oubliez pas que les gens passent par une période d'adaptation à culture, aux fonctions et à la routine de l'entreprise qui doit être respectée. Cependant, l'intégration existe précisément pour faciliter ce moment et le rendre plus rapide et plus efficace.


Avant, tout ce processus se faisait en personne, mais avec la pandémie, il a fallu l'adapter à Internet. Cela signifie que de nombreuses entreprises reçoivent les nouveaux professionnels à distance et, par conséquent, le programme d'intégration de manière totalement numérique.


C'est à ce moment que les RH présentent, entre autres, les aspects suivants


  • mission, vision et valeurs ;

  • la structure et la répartition des domaines;

  • culture organisationnelle;

  • les objectifs commerciaux ;

  • les procédures et processus quotidiens.


C'est donc une pluie d'informations sur l'entreprise, mais aussi un moment d'accueil. Après tout, il est important de ne pas se sentir seul et perdu quand on se lance dans un nouveau défi.


Qu'est-ce qui a changé avec la pandémie ?

Il est facile de voir que l'onboarding est une grande plongée dans l'univers de la compagnie, n'est-ce pas ? Il convient de souligner qu'il n'est pas possible de mener à bien ce processus en une seule journée, car pour être bien exécutée, l'intégration doit se faire sur une plus longue période, jusqu'à ce que les nouveaux arrivants se sentent à l'aise pour accomplir leurs tâches et vivre le quotidien de l'organisation sans aucun soutien.


Le secteur des ressources humaines, qui avait l'habitude de mener ce moment en personne, a dû adapter la mécanique pendant la pandémie.


Et la grande question qui se posait était de savoir comment maintenir la proximité dans un scénario de travail à distance ? Comment faire pour que les gens se sentent accueillis sans la présence physique et l'accueil plein de chaleur humaine ?


C'est certainement le grand défi, après tout, faire passer le contenu dans des réunions virtuelles ne nécessite pas d'adaptations majeures. La question est de savoir comment faire en sorte que l'embarquement numérique soit un moment d'échange et de sécurité dans lequel chacun se sente à l'aise pour interagir.


Quelle est l'importance de ce processus pour l'entreprise ?

L'onboarding présente plusieurs avantages, tant pour l'entreprise que pour les employés, c'est-à-dire que tout le monde y gagne. Nous avons séparé certains de ces principaux avantages !


Diminution du turnover

Le turnover est la donnée qui indique lea rotation des employés de l'entreprise. Bien sûr, de nombreux facteurs peuvent contribuer au départ d'un employé, mais saviez-vous qu'une procédure d'intégration bien menée peut réduire ces chiffres ?


En effet, cette intégration est responsable du premier et plus profond contact que le professionnel a avec l'entreprise. Lorsqu'elle est bien exécutée, il se sent déjà accueilli et le sentiment d'appartenance est renforcé, ce qui est essentiel pour une vie quotidienne productive et engagée.


D'autre part, imaginez un contexte dans lequel un nouvel employé arrive dans l'entreprise et n'est présenté à personne, n'a pas la chance de connaître en profondeur la culture organisationnelle et est complètement dépourvu de but. Ce sera certainement une très mauvaise expérience qui pourrait contribuer à une demande de démission anticipée.


Un engagement et une productivité accrus

C'est précisément pour cette raison que, lorsque nous parlons des avantages de l'onboarding, nous ne pouvons pas ne pas mentionner l'augmentation de l'engagement des employés.


En ayant le sentiment d'appartenir à une communauté et en ayant une idée claire des objectifs, de la culture et des autres processus de l'entreprise, le professionnel est plus motivé pour travailler, produit avec plus de qualité et est prêt à participer à la croissance de l'entreprise.


Une meilleure formation pour la fonction

Un processus d'intégration bien exécuté contribue également à la préparation du professionnel à sa fonction. Ce n'est donc pas quelque chose qui se fait en une heure le premier jour et c'est fini - il faut du temps et du dévouement pour se plonger dans les objectifs et les affaires et, si nécessaire, mener une formation spécifique pour chaque domaine.


Contribution à la socialisation

Un autre point d'attention est la question de la socialisation, car certaines personnes peuvent avoir plus de difficultés à créer des liens (et cela peut devenir encore plus complexe dans le modèle de travail à distance).


Par conséquent, l'onboarding a ici la responsabilité de promouvoir également cette socialisation parmi les professionnels de l'équipe de manière à faciliter l'adaptation du nouvel employé.


En particulier dans les très grandes entreprises, il est important d'aider le nouvel arrivant à ne pas se sentir "comme un autre". Et dans un contexte plus complexe, il est également nécessaire de les aider à connaître les principaux professionnels d'autres domaines avec lesquels ils auront davantage de contacts.


Comment structurer un embarquement numérique ?

Croyez-le ou non, mais une étude menée par la société Doodle, "Recruiting and Onboarding Employees From a Distance", a révélé des données qui font réfléchir : jusqu'en avril 2020, seulement 12% des entreprises nord-américaines intégraient de nouveaux employés en ligne.


Parmi les points les plus difficiles de l'intégration en ligne, les professionnels des ressources humaines ont souligné :

  • assurer la clarté sur son rôle, ses attentes et l'évolution de sa carrière - 17 % ;

  • leur donner le sentiment de faire partie de l'équipe - 17% ;

  • promouvoir l'intégration dans la culture organisationnelle - 15 %.

Alors que dans le cadre de l'onboarding traditionnel, le nouveau venu connaissait la structure physique de l'entreprise et rencontrait personnellement son responsable, les RH, son équipe et les chefs d'autres secteurs, maintenant tout se fait en ligne.


Pour que cette nouvelle dynamique fonctionne, l'onboarding numérique doit être très bien planifié et exécuté. Bien sûr, tout n'est pas parfait d'emblée et des adaptations peuvent être nécessaires, mais il vaut la peine de garder à l'esprit une approche progressive. Voici comment mettre en place un embarquement réussi en quelques étapes :


1. Planification

La première étape ne pouvait pas être autre. Pour une exécution efficace, il est nécessaire d'avoir une bonne planification. À ce stade, les RH doivent concevoir toute la structure du processus, en envisageant les phases, le contenu, les parties concernées, les activités, le calendrier, etc.


N'oubliez pas que l'onboarding commence bien avant le premier jour, car il concerne toute l'expérience initiale que la personne a acquise dans l'entreprise, depuis le processus de sélection.


2. Mise en œuvre

L'ensemble du processus doit être suivi par un professionnel des RH responsable de l'onboarding numérique. C'est au moment de l'exécution que les défauts et les points positifs deviennent perceptibles.


3. Mesurer

Enfin, chaque processus ne peut être amélioré que si des indicateurs sont établis. Pour cela, vous pouvez mener une enquête auprès des personnes qui ont vécu l'intégration : c'est un moyen simple et efficace de recueillir des informations en retour.


Quels sont les 4 C de l'embarquement ?

Pour structurer un bon processus d'intégration, il est utile de connaître les 4 C de l'onboarding, qui doivent également s'appliquer à l'environnement numérique. Allons-y?


Conformité

C'est le premier niveau l'onboarding, lorsque les règles, les processus et les procédures internes de l'entreprise sont transmis.


Clarification

L'accent est mis ici sur les fonctions de la personne embauchée et sur les attentes de l'entreprise concernant son travail.


Culture

C'est le moment d'approfondir la culture organisationnelle et ce que l'on attend des employés afin que le climat organisationnel soit élevé dans l'entreprise.


Connexion

Il s'agit des relations interpersonnelles et de l'intégration entre le nouvel employé, les membres de votre équipe et les autres professionnels avec lesquels vous aurez une interaction constante.


Conseils pratiques pour l'onboarding numérique

Il est maintenant temps de parler des actions pratiques qui vous permettront d'augmenter votre niveau d'intégration au milieu de la pandémie. Apprenez à connaître quelques stratégies efficaces et commencez à les mettre en œuvre dès maintenant dans votre entreprise.


Préparation du kit de bienvenue

L'un des points d'attention de ce processus en ligne est de garantir que les employés embauchés se sentent bien accueillis et que le sentiment d'appartenance soit renforcé. Rien de mieux pour cela que de préparer un kit de bienvenue très spécial.


N'oubliez pas que les besoins des personnes ont changé avec la pandémie et que, par conséquent, ce kit doit se concentrer sur ce qui apporte réellement une valeur ajoutée à l'heure actuelle. Outre les articles de base pour le bureau à domicile, tels que le fauteuil ergonomique et l'ordinateur, vous pouvez penser à d'autres moyens de créer un contact efficace avec le nouvel employé.


Si l'un des fleurons de l'entreprise est la santé et le bien-être, pourquoi ne pas envoyer un tapis de yoga ? Si l'un des défis était le sentiment d'appartenance, que diriez-vous d'envoyer une lettre personnalisée du PDG ou du responsable direct pour les accueillir ?


Il existe de nombreuses façons de créer un kit de bienvenue qui soit attrayant, utile et qui aide déjà à travailler sur les questions liées à l'intégration des employés.


Préparation de matériel standard et personnalisé

Par matériel standard, comprendre ce qui concerne les questions de culture et de structure organisationnelles et les domaines de l'entreprise. Tous les nouveaux arrivants doivent passer par cette plongée et apprendre à connaître en profondeur la routine de l'organisation.


D'autre part, le matériel personnalisé est celui qui s'adresse spécifiquement à chaque domaine, car les défis, les objectifs et les professionnels à présenter changent en fonction de chaque département de l'entreprise. Il vaut la peine de créer un matériel plus personnalisé pour les besoins de chacun.


Dans les deux cas, la présentation peut se faire par vidéoconférence.


Création d'une dynamique d'interaction

L'un des plus grands défis de ce format d'accueil est l'intégration des personnes. Après tout, il est bizarre de travailler dans un endroit où l'on ne connaît pas personnellement les personnes, n'est-ce pas ?


Pour faciliter ce processus, pourquoi ne pas inclure dans l'intégration une certaine dynamique entre le nouvel employé et votre équipe ? Pour ce moment, les RH peuvent également envoyer des paniers de petit déjeuner au domicile des nouveaux arrivants, car cela crée un moment plus détendu, en plus d'offrir une gâterie spéciale.


Ce conseil est intéressant pour briser la glace et faire les présentations de façon plus libre et détendue.


Application de la formation

Les formations, à leur tour, se feront également en ligne. Il convient de souligner que les formations ne seront jamais les mêmes pour tous les nouveaux embauchés, car bien que l'onboarding ait une structure standard, chaque professionnel est confronté à un défi différent.


Il est donc nécessaire d'analyser les besoins de chacun afin de fournir une formation adéquate. Le défi consiste ici à comprendre comment promouvoir tout cela efficacement et en ligne.


Créer la dynamique de l'ange

Une technique qui peut être utile dans le processus d'intégration en face à face, mais qui finit par prendre encore plus d'importance dans le cadre de l'intégration en ligne. Les RH devraient désigner un employé ayant plus de temps à passer dans l'entreprise pour être l'ange du nouvel arrivant.


Il ne doit pas nécessairement s'agir d'une personne appartenant à la même équipe, mais il est intéressant de penser à une personne dont le profil correspond d'une certaine manière aux caractéristiques du nouvel employé.


L'idée est que l'ange soit le premier ami, c'est-à-dire quelqu'un avec qui vous pouvez parler, poser des questions sans crainte, partager des expériences. C'est une tactique qui aide la personne à se sentir plus à l'aise dans ce nouvel environnement.


Adaptez votre embarquement aux nouveaux besoins

Enfin, avec toutes ces connaissances en main, il est temps d'adapter le processus d'intégration de votre employé et de récolter les fruits positifs d'une stratégie bien exécutée.


De plus, si vous souhaitez continuer à consommer des contenus essentiels pour une vie quotidienne plus saine, plus productive et plus engagée dans votre entreprise, n'hésitez pas à consulter d'autres articles sur le blog de Qookka !

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